Ter uma gestão eficiente é o objetivo de todo médico empreendedor, pois trata-se de um passo fundamental para iniciar a jornada rumo ao sucesso. No entanto, fazer a gestão e planejamento de um negócio não é uma tarefa simples e exige dedicação.
Quer conhecer algumas dicas básicas para tornar a administração do consultório ainda mais eficiente? Então, não deixe de ler este post. A seguir, você terá as informações que precisa para alcançar esse objetivo.
Entenda a importância da gestão e planejamento para sua clínica
O desejo por empreender é comum a muitos médicos. Porém, para abrir um consultório é necessário entender como funciona a administração de um negócio, conhecimento que não faz parte da formação desses profissionais.
Assim, o primeiro passo para começar a sua empresa é planejar. Um bom planejamento é essencial para o futuro do seu negócio, pois irá nortear todo o projeto e guiar o investimento dos recursos nos lugares certos.
Além disso, fazer a gestão e planejamento da clínica envolve questões relacionadas à administração financeira, mapeamento de processos, gestão de pessoas e, principalmente, o atendimento dos pacientes.
Neste sentido, ter um planejamento estratégico é fundamental para aumentar a produtividade dos colaboradores, oferecer novos serviços, melhorar a qualidade do atendimento e estruturar o ambiente interno da empresa.
Agora que você já entendeu a importância da gestão e planejamento para sua clínica médica, talvez esteja se perguntando: como fazê-lo corretamente? As respostas você encontrará nos tópicos a seguir.
1) Defina as diretrizes da empresa
A primeira etapa a ser realizada para abrir o seu consultório é desenvolver as diretrizes organizacionais. Por exemplo, qual o propósito da organização? Quais os valores que irão nortear sua atuação?
Tradicionalmente, esses fatores são chamados de missão, visão e valores. No primeiro caso, refere-se à razão de existir da empresa. A visão consiste em metas que você espera que sejam alcançadas em determinado período. No terceiro caso estão os princípios estabelecidos para atingi-las.
2) Construa o seu plano de negócios
Desenvolver o seu plano de negócios é fundamental para conhecer os aspectos necessários para promover o crescimento e levar a clínica médica ao sucesso. Além disso, ao construir esse planejamento, você irá entender as vertentes do seu negócio e saberá como guiá-lo a curto, médio e longo prazo.
Para elaborar o plano de negócios você precisa realizar análises de mercado, conhecer o público-alvo, avaliar a localização da empresa e a concorrência na região, definir o seu posicionamento e identificar o nicho de atuação.
Ademais, para estruturar esse documento você pode utilizar ferramentas que auxiliem na execução da tarefa e também buscar por modelos relacionados à sua área de atuação. Por fim, o plano de negócios precisa ser periodicamente atualizado, para acompanhar a evolução do mercado.
3) Qual o seu modelo de negócio?
Outra etapa fundamental na abertura da clínica médica é delimitar o seu modelo de negócio. Essa decisão impacta diretamente na sua gestão. De modo geral, existem duas principais opções: formar uma sociedade ou abrir a empresa sozinho.
Em ambos os casos, você encontrará vantagens e obstáculos. Ao decidir empreender sozinho, a gestão e planejamento da clínica recairão sobre você. Por outro lado, o lucro também não precisará ser compartilhado com terceiros.
Já no formato de sociedade, a gestão do negócio terá uma dinâmica diferente, pois a tomada de decisões será compartilhada, exigindo o entendimento entre as partes. Em contrapartida, você terá um sócio para dividir as responsabilidades.
4) Faça a análise SWOT
A análise SWOT, FOFA em português, é uma ferramenta da administração utilizada para o planejamento estratégico de um negócio. A metodologia consiste em analisar cenários para tomada de decisões a partir dos seguintes fatores: forças (strenghts), oportunidades (opportunities), fraquezas (weaknesses) e ameaças (threats).
As forças e fraquezas dizem respeito à sua empresa. Já as oportunidades e ameaças tratam de fatores externos, que não estão sob seu controle. Um bom gestor precisa estar atento a esses aspectos.
Da mesma forma, também deve entender quais são as ameaças e oportunidades presentes no ambiente externo. Neste sentido, a análise SWOT é um recurso essencial para os profissionais de saúde que estão planejando a abertura do próprio consultório.
5) Planejamento financeiro da clínica médica
A administração financeira é uma etapa tão importante quanto as anteriores. Porém, a falta de conhecimento sobre finanças leva muitos profissionais a ignorarem esse aspecto do negócio. Como resultado, o caminho para o crescimento da empresa será ainda mais difícil.
Ainda, fazer a gestão financeira significa controlar todas as entradas (receitas) e saídas (despesas) do negócio, planejar e acompanhar os investimentos. No setor de saúde, a arrecadação se dá, principalmente, por convênios e pagamentos à vista.
No que se refere às despesas, é fundamental ter o controle sobre a evolução dos gastos e o pagamentos dos impostos. Assim, será capaz de verificar se há um excesso nos valores e se é possível reduzi-los ou até eliminá-los.
6) Defina as suas prioridades
Após passar por todas as etapas anteriores, a sua clínica médica estará pronta para iniciar a operação. Porém, para ter sucesso e oferecer uma ótima experiência aos pacientes, defina as prioridades do seu atendimento.
Isso significa que, se você deseja que o diferencial da sua empresa seja a qualidade do atendimento, você deverá priorizar a padronização desta etapa e a capacitação dos seus colaboradores.
Caso você tenha o sonho de ampliar a oferta de serviços, o planejamento dessa estratégia deve estar na sua lista de prioridades. Ao adotar essa atitude, você poderá criar uma reserva financeira para transformar o sonho em realidade.
7) Acompanhe e mensure os dados
Com a clínica médica já em pleno funcionamento, você precisará manter um acompanhamento dos números para avaliar se a empresa está ou não trilhando o caminho correto para alcançar os objetivos traçados por você.
Neste sentido, alguns dados são de extrema importância, tais como:
- arrecadação mensal;
- número de atendimentos;
- total de cancelamentos;
- quantidade de novos pacientes atendidos;
- percentual de atendimentos por convênio e particular.
Para conseguir essas informações, pode ser necessário contar com um software médico ou algum sistema que faça o controle financeiro da clínica. Assim, basta gerar relatórios na frequência desejada e acompanhar os números apresentados.
Enfim, essas são algumas das medidas mais importantes para você realizar a gestão e planejamento da sua clínica médica com eficácia e assertividade. Portanto, siga nossas dicas e evite problemas que podem acarretar prejuízos para a empresa.
